Úkoly

Přehled

Úkolník je jedno místo pro všechno, co je potřeba udělat. Najdete ho v horní liště pod tlačítkem Úkoly (číslo ukazuje, kolik úkolů čeká na vás; červeně, když je něco po termínu) a v menu Přehled.

Úkol se odškrtne zaškrtávacím políčkem. Kliknutím na úkol se otevře detail s popisem, historií a poznámkami.

Založení úkolu

• Rychle: v úkolníku napište úkol do řádku nahoře, vyberte komu a termín a dejte Enter.
• Odkudkoli: tlačítko + vedle Úkolů v horní liště otevře formulář a připojí odkaz na obrazovku, na které právě jste. Z úkolu se pak tlačítkem Otevřít vrátíte přímo tam.
• S podrobnostmi: tlačítko Nový úkol s popisem, termínem a příznakem Důležité.

Záložky

• Dnes: otevřené úkoly s termínem dnes, po termínu a bez termínu u všech lidí.
• Po termínu, Naplánované (termín v budoucnu), Moje, Všechny otevřené.
• Ke schválení: požadavky obsluhy, návrhy agenta a věci, které čekají na rozhodnutí vedoucího.
• Agent: úkoly agenta obsluhy za posledních 60 dní (odpovědi, návrhy, provedené změny).
• Ve vývoji: úkoly předané programátorovi (Claude Code), viz níže.
• Zákazníci: e-maily a zprávy zákazníků s návrhem odpovědi od agenta, viz níže.
• Hotové: uzavřené úkoly za posledních 60 dní, odsud jde úkol znovu otevřít.

Požadavky obsluhy

Obsluha zakládá úkol buď sobě (připomínka), nebo vedoucímu jako požadavek. Požadavek se objeví vedoucímu v záložce Ke schválení. Vedoucí ho vyřeší (Hotovo s výsledkem), přiřadí někomu, nebo zamítne s důvodem. Obsluha výsledek uvidí v záložce Zadal jsem.

Opakované úkoly

Tlačítko Opakované úkoly (jen majitel a admin) založí úkol, který se objevuje sám: každý den, ve vybrané dny v týdnu, nebo jednou za měsíc. Když admin nikdo neotevře, za vynechané dny vznikne jen jeden úkol, aby se seznam nezaplavil.

Úkoly ze systému

Systém sám hlídá, co čeká: objednávky k vychystání a odeslání, objednávky s problémem, nenakoupené zboží, nákupy, které nedorazily, výkupy k nacenění, dokončení a výplatě, otevřené vratky, zprávy zákazníků, turnaje bez výsledků ligy a faktury dodavatelů před splatností. Na každý druh je jeden úkol s počtem a seznamem, který se do 5 minut aktualizuje a sám zmizí, až je hotovo. Ručně se neodškrtává.

Tlačítko Úkoly ze systému (majitel a admin) zapíná a vypíná jednotlivé druhy a nastavuje, komu se přiřazují.

Agent obsluhy

Kulaté tlačítko vpravo dole otevře agenta. Napište mu, co potřebujete vyřešit, třeba „Proč zákazník MV-000123 nevidí Manu za objednávku?" nebo „Karta X na pozici 3B_014 má v systému 3 kusy, fyzicky jsou 2". Zaškrtnutím Týká se obrazovky agent ví, odkud píšete.

• Dohledání: agent se podívá do objednávek, skladu a jeho pohybů, výkupů, zákaznických účtů, historie Many a nákupů na CardTraderu. Když je to potřeba, hledá i na webu. Obvykle odpoví do minuty, výsledek se ukáže v panelu i jako upozornění.
• Odpověď: když stačí informace, agent odpoví rovnou a úkol se uzavře. Na odpověď jde v detailu navázat doplněním, agent pokračuje s tím, co už zjistil.
• Návrh ke schválení: když je potřeba něco změnit (počet kusů nebo pozice skladového řádku, Mana zákazníka), agent sám nic nemění. Napíše, co zjistil, přesné kroky a otázku. Vedoucímu přijde upozornění a úkol je v záložce Ke schválení. Schválit a provést udělá přesně ty kroky (všechny, nebo žádný) a předtím zkontroluje, že se stav od návrhu nezměnil. Každá změna skladu je v pohybech skladu s poznámkou, který úkol ji schválil. Vedoucí může místo schválení poslat agentovi pokyn (návrh upraví) nebo návrh zamítnout s důvodem.
• Peníze a e-maily (kredit, vratky, platby, ceny, zprávy zákazníkům) agent nikdy neprovádí, navrhne je jen jako ruční krok. Po schválení ho zadavatel dostane jako úkol.
• Chyba systému: když agent zjistí, že systém počítá nebo zobrazuje špatně, nahlásí to vedoucímu jako úkol Programování s popisem a návrhem opravy. Agent sám nikdy neprogramuje.
• Předat do vývoje: majitel nebo admin může tlačítkem v detailu předat programátorovi (Claude Code) úkol Programování i jakýkoli jiný úkol nebo požadavek, volitelně s pokynem. Úkol se přesune do záložky Ve vývoji a do fronty vývoje se zapíše i se zadáním, diagnózou agenta a poznámkami. Po nasazení opravy se úkol sám uzavře s výsledkem (číslo opravy), zadavatel to uvidí. Když oprava nestačí, Znovu otevřít vrátí úkol mezi Programování a jde předat znovu.
• Mimo provoz: úkoly, které s provozem nesouvisí, agent odmítne.

Přehled agenta (majitel a admin, v úkolníku nebo v panelu agenta) ukazuje útratu za měsíc, kdo agenta kolik používá, výsledky, odmítnuté úkoly a nejdražší úkoly. Agent má tvrdý měsíční strop útraty; po jeho vyčerpání nové úkoly nepřebírá a jdou vedoucímu jako požadavky.

Odpovědi zákazníkům

Každý nový e-mail zákazníka (dotaz, reklamace, výkup, jak je roztřídí e-mailový agent) a každá nová zpráva ve vlákně na webu dostane vlastní úkol Odpovědět zákazníkovi. Do pár minut k němu agent dohledá skutečný stav objednávky, platby, zásilky nebo výkupu a připraví návrh odpovědi (tykání a „Ahoj", u Aukra formálně), případně kroky řešení.

• Odeslat odpověď: návrh jde před odesláním upravit, odejde přesně text v poli. E-mail odchází z obchod@btcin.cz ve stejném vlákně, odpověď na webu jako zpráva ve vlákně (zákazník dostane upozornění). Kroky řešení se provedou spolu s odesláním, a když odeslání selže, vrátí se.
• Pokyn agentovi: napiš, co změnit („nabídni výměnu", „piš stručněji"), agent připraví nový návrh.
• Vyřízeno bez odpovědi: úkol se uzavře a e-mail se ve Frontě pošty označí jako vyřízený. V Gmailu se nic nepřesouvá.
• Bez Odeslat zákazníkovi nikdy nic neodejde. Odpovídá vedoucí nebo ten, komu je úkol přiřazený (kdo dostává nové zprávy, se nastavuje v Úkoly ze systému → Odpovědět zákazníkovi, tam jde i vypnout).
• Zprávy kupujících z Aukra sem nechodí, odpovídá se na ně v Aukru. Starší zprávy (před spuštěním) zůstávají ve Frontě pošty a ve Vláknech.

Kdo co vidí

Majitel a admin vidí všechny úkoly, přiřazují je, schvalují požadavky a návrhy agenta. Obsluha vidí úkoly přiřazené sobě a ty, které sama založila (i úkoly pro agenta). Agent smí navrhnout jen změny na obrazovkách, ke kterým má zadavatel přístup.