Pošta

Přehled

Modul Pošta je integrovaný e-mailový klient přímo v administraci ManaVault. Místo přepínání mezi aplikací a emailem můžete veškerou e-mailovou komunikaci řídit z jednoho místa — přímo vedle objednávek, faktur a zákazníků.

Podporované typy e-mailových účtů:

• IMAP/SMTP — standardní e-mailový protokol, kompatibilní s libovolným poskytovatelem (Seznam, Centrum, vlastní server, ...)
• Gmail OAuth — přihlášení přes Google účet bez zadávání hesla, bezpečná autorizace přes OAuth 2.0

Klíčové funkce:

• Inbox — přehled všech doručených emailů, čtení, odpověď, přesměrování
• Automatický sync — nové emaily se stahují každých 5 minut (cron job)
• Více účtů — možnost připojit více e-mailových účtů a přepínání mezi nimi
• Kontextové propojení — emaily se automaticky přiřazují k objednávkám a fakturám podle rozpoznaných identifikátorů

Modul nahrazuje potřebu externího e-mailového klienta pro běžnou obchodní komunikaci. Pro hromadné marketingové kampaně je vhodné nadál používat specializovaný nástroj.

Doručené

Sekce Doručené zobrazuje inbox — seznam všech přijatých emailů seřazený od nejnovějších. Nepřečtené emaily jsou zvýrazněny tučným písmem.

Seznam emailů

V seznamu vidíte pro každý email:

• Odesílatel — jméno a e-mailová adresa
• Předmět — předmět zprávy
• Datum — datum a čas doručení
• Přílohy — ikona, pokud email obsahuje přílohy
• Stav — přečteno / nepřečteno

Čtení emailu

Kliknutím na email se zobrazí jeho plné znění včetně formátování (HTML). V detailu vidíte kompletní hlavičky (od, komu, kopie, datum) a přílohy ke stažení.

Odpověď a přesměrování

U každého emailu můžete:

• Odpovědět — otevře formulář s předvyplněným příjemcem a citací původní zprávy
• Odpovědět všem — odpověď všem příjemcům v kopii
• Přesměrovat — přeposlat email na jinou adresu

Odchozí emaily se odesílají přes SMTP server přiřazeného účtu. Odeslané zprávy se ukládají do složky Odeslané na serveru (IMAP).

Automatický sync

Nové emaily se stahují automaticky každých 5 minut pomocí cron jobu. Synchronizace stahuje nové zprávy ze všech připojených účtů a ukládá je do lokální databáze pro rychlé zobrazení. Ruční synchronizaci můžete spustit kliknutím na tlačítko Synchronizovat v hlavičce inboxu.

Vyhledávání

Emaily lze vyhledávat full-textem podle odesílatele, předmětu a obsahu zprávy. Filtry umožňují omezit výsledky podle data, účtu, stavu přečtení a přítomnosti příloh.

Propojení s objednávkami a fakturami

Systém automaticky rozpoznává čísla objednávek a faktur v textu emailu. Pokud je nalezena shoda, zobrazí se u emailu odkaz na příslušný záznam — např. objednávku z Cardmarketu nebo přijatou fakturu. To umožňuje rychlý přechod mezi emailem a zpracováním v systému.

Fronta

Fronta je pracovní pohled nad schránkou obchod@btcin.cz. E-mailový agent (běží každých 5 minut) roztřídí příchozí poštu: strojové zprávy (Aukro, dopravci, GitHub, vlastní notifikace, DMARC, newslettery, spam) dostanou štítek a odejdou z doručené pošty, zprávy pro člověka zůstanou a objeví se tady se shrnutím a návrhem odpovědi od AI. Nic se nikdy nemaže, všechno zůstává v Gmailu pod štítky MV/…

Co ve frontě je

Kategorie: Zákazník (dotaz k objednávce, zboží), Reklamace (vratka, odstoupení, poškozené zboží), Výkup, Dodavatel (distributor, velkoobchod, potvrzení našich objednávek), Důležité (úřady, banka, vymáhání, energie, datová schránka), Aukro zpráva (kupující napsal přes Aukro, jediný kanál), Nedoručenka, Dopravce (problém se zásilkou), CardTrader/CM (ticket, upomínka k odeslání) a Ostatní. Každá položka nese rozpoznanou objednávku, výkup, zákaznický účet nebo Aukro objednávku a odkazy na ně.

Práce s položkou

Záložky K vyřízení, Čeká na odpověď, Odložené a Vyřízené. V detailu je původní zpráva, shrnutí, upravitelný návrh odpovědi a tlačítka: Odeslat odpověď (po náhledu odejde z obchod@btcin.cz ve stejném vlákně, položka přejde do Čeká na odpověď), Odeslat a vyřídit, Hotovo (v horní liště detailu a také přímo v každém řádku seznamu; zpráva se v Gmailu archivuje se štítkem MV/Vyřízeno), Ignorovat (vyřídí zprávu a další zprávy od stejného odesílatele dává agent rovnou do archivu bez fronty; u zákazníka, reklamace a výkupu není, aby nezmizeli skuteční zákazníci; seznam ignorovaných je pod filtrem kategorií a křížkem se dá zrušit), Vyřídit vše starší než 14 nebo 7 dní (lišta nad seznamem, po potvrzení; nic se nemaže), Odložit (o den nebo tři, v horní liště detailu; zpráva zmizí z inboxu a vrátí se sama), Přeřadit (změna kategorie, kterou si agent bere jako příklad pro další třídění) a Připojit do vlákna (e-mail zákazníka k jeho objednávce se objeví v Zákaznických vláknech, odpověď z vlákna jde zákazníkovi do účtu i e-mailem). U zákaznických zpráv hlídá fronta lhůtu 24 hodin na odpověď.

Zvonek a ranní přehled

Nová zpráva od zákazníka, reklamace, výkup, důležitá zpráva, kupující z Aukra, nedoručenka a problém dopravce zazvoní v hlavičce; klik otevře položku rovnou ve frontě. Každý den v 7:30 přijde na obchod@btcin.cz souhrn, co ve frontě čeká a co je přes lhůtu.

E-mailové účty

V sekci nastavení e-mailových účtů připojíte své e-mailové schránky k ManaVault. Můžete přidat libovolný počet účtů a přepínat mezi nimi v inboxu.

Přidání IMAP/SMTP účtu

Pro připojení standardního e-mailového účtu potřebujete:

• IMAP server — adresa serveru pro příjem pošty (např. imap.seznam.cz)
• IMAP port — obvykle 993 (SSL) nebo 143 (STARTTLS)
• SMTP server — adresa serveru pro odeslání (např. smtp.seznam.cz)
• SMTP port — obvykle 465 (SSL) nebo 587 (STARTTLS)
• Uživatelské jméno — obvykle e-mailová adresa
• Heslo — heslo k e-mailovému účtu (nebo aplikační heslo)
• Zabezpečení — SSL/TLS nebo STARTTLS

Po vyplnění údajů kliknete na Testovat připojení — systém ověří spojení s IMAP i SMTP serverem a zobrazí výsledek. Pokud je vše v pořádku, uložte účet.

Gmail OAuth

Pro Gmail účty doporučujeme připojení přes OAuth 2.0. Stačí kliknout na Připojit Gmail a autorizovat přístup přes Google přihlášení. Výhoda oproti heslu:

• Nemusíte zadávat heslo k Gmail účtu
• Bezpečnější — používá tokeny místo hesel
• Funguje i s dvoufaktorovým ověřením (2FA)
• Přístup lze kdykoliv odebrat v nastavení Google účtu

Konfigurace synchronizace

Pro každý účet můžete nastavit:

• Frekvence syncu — jak často stahovat nové emaily (výchozí: 5 minut)
• Počet zpráv — kolik posledních zpráv stáhnout při první synchronizaci (výchozí: 100)
• Složky — které IMAP složky synchronizovat (výchozí: INBOX)
• Aktivní/Neaktivní — možnost dočasně pozastavit synchronizaci účtu

Zabezpečení

Všechna hesla a tokeny jsou uložena šifrovaně v databázi. Připojení k e-mailovým serverům probíhá vždy přes šifrovaný kanál (SSL/TLS). Přístup k e-mailovým účtům mají pouze uživatelé s rolí admin nebo owner.