Fakturace

Přehled

Modul Fakturace je centrálním místem pro správu všech fakturačních procesů ve vašem podnikání. Ať už vystavujete faktury za zboží prodané přes e-shop, na pokladně nebo na tržištích jako Aukro a Vinted, všechny doklady se shromažďují na jednom místě s přehledným rozdělením na vydané a přijaté faktury.

Fakturační modul je plně propojen s dalšími částmi systému. Objednávky z e-shopu, Aukra nebo Vintedu mohou automaticky generovat faktury. Uhrazené faktury se automaticky párují s bankovními transakcemi importovanými z České spořitelny. A všechny doklady se promítají do účetního modulu pro bezproblémové vedení účetnictví.

Fakturace v ManaVaultu podporuje českou legislativu včetně správného číslování dokladů, výpočtu DPH, generování PDF v souladu se zákonem o účetnictví a automatické evidence pro kontrolní hlášení.

Nová faktura

Pro vytvoření nové faktury přejděte do sekce Fakturace → Nová faktura. Formulář vás provede všemi potřebnými kroky od vyplnění údajů odběratele po přidání jednotlivých položek. Pokud je odběratel již v systému evidován, stačí začít psát jeho název a systém nabídne automatické doplnění včetně IČO, DIČ a adresy.

Faktury lze generovat také automaticky z objednávek. Pokud přijde objednávka z Aukra, Vintedu nebo e-shopu, systém může na základě vašeho nastavení automaticky vytvořit fakturu s přednastavenými údaji. Stačí ji pak jen zkontrolovat a odeslat.

Vydané faktury

Seznam vydaných faktur zobrazuje všechny faktury, které jste vystavili. Každá faktura má přehledně zobrazený stav: neuhrazená (čeká na platbu), uhrazená (platba přijata) nebo po splatnosti (prošel termín). Faktury po splatnosti jsou zvýrazněny červeným štítkem pro snadnou identifikaci.

U každé faktury si můžete stáhnout PDF verzi vhodnou k odeslání zákazníkovi nebo k tisku. PDF generování respektuje vaše firemní nastavení včetně loga, patičkových textů a bankovních údajů. Faktury lze také přímo odeslat emailem — systém použije vaše SMTP nastavení a přiloží PDF jako přílohu.

Uhrazování faktur probíhá automaticky. Když bankovní modul importuje novou transakci z České spořitelny, systém se pokusí spárovat ji s neuhrazenou fakturou podle variabilního symbolu. Pokud spárování uspěje, faktura se automaticky označí jako uhrazená.

Přijaté faktury

Sekce přijatých faktur eviduje všechny doklady, které jste obdrželi od vašich dodavatelů. Přijaté faktury lze zadávat ručně, ale mnohem efektivnější je využít automatický import z Gmailu. Systém každých 15 minut kontroluje váš Gmail účet a hledá emaily s přiloženými fakturami.

Nalezené faktury jsou zpracovány pomocí AI parseru, který automaticky rozpozná dodavatele, částku, datum splatnosti, variabilní symbol a další údaje. Parsování funguje pro většinu běžných formátů českých faktur ve formátu PDF. Po zpracování se faktura objeví v seznamu přijatých faktur ke kontrole a schválení.

Přijaté faktury lze párovat s bankovními transakcemi stejně jako vydané. Pokud uhradíte fakturu a platba se objeví v bankovním importu, systém ji automaticky spojí s příslušnou přijatou fakturou. To vám dává přesný přehled o tom, které faktury jste již uhradili a které teprve čekají.

Nastavení fakturace

V nastavení fakturace definujete základní parametry, které se používají při generování všech faktur. Správné nastavení vám ušetří čas při vystavování nových dokladů a zajistí, že všechny faktury budou konzistentní a v souladu s legislativou.

Firemní údaje se načítají z onboardingového procesu, ale můžete je kdykoliv upravit. Zejména DIČ je důležité pro správný výpočet DPH a generování kontrolního hlášení. Pokud jste plátci DPH, ujistěte se, že máte DIČ vyplněné správně.

Upomínky

Systém automatických upomínek vám pomůže efektivně řídit pohledávky. Když faktura překročí datum splatnosti, systém automaticky generuje upomínky ve třech stupních eskalace. Každý stupeň má jiný tón komunikace a je odeslán s časovým odstupem.

Upomínky se generují automaticky pomocí cron jobu, který běží každý den v 6:00 ráno. Systém zkontroluje všechny neuhrazené faktury po splatnosti a podle počtu dní od splatnosti určí, který stupeň upomínky odeslat. Odeslání probíhá emailem na adresu odběratele uvedenou na faktuře.

Opakující se faktury

Pokud pravidelně fakturujete stejné částky stejným odběratelům (například měsíční nájem, paušál za služby nebo předplatné), můžete si nastavit opakující se faktury. Systém pak automaticky generuje a odesílá faktury v nastaveném intervalu bez jakéhokoliv zásahu.

Při nastavení opakující se faktury definujete šablonu — odběratele, položky, částky, interval opakování (měsíčně, kvartálně, ročně) a datum prvního vystavení. Systém pak podle této šablony vytváří nové faktury s aktuálním datem vystavení a splatnosti.

Cron job pro opakující se faktury běží každý den v 6:15 ráno. Zkontroluje všechny aktivní šablony a pokud našel takovou, jejíž další generování připadá na dnešní den, vytvoří novou fakturu a uloží ji do systému. Volitelně ji může rovnou odeslat emailem odběrateli.

OSS podpora

One Stop Shop (OSS) je systém pro odvádění DPH při prodeji zboží a služeb koncovým zákazníkům v jiných členských státech EU. Pokud prodáváte například přes Aukro nebo Vinted zákazníkům v Německu, Polsku či jiných zemích EU, musíte po překročení limitu 10 000 EUR ročně odvádět DPH v zemi zákazníka.

ManaVault automaticky sleduje zemi zákazníka u každé objednávky a eviduje příslušnou sazbu DPH dané země. Při vystavení faktury systém automaticky použije správnou sazbu DPH podle země dodání. Všechny transakce spadající pod OSS režim jsou označeny a připraveny pro kvartální podání OSS přiznání.

V sekci Fakturace → OSS přehled najdete souhrn všech OSS transakcí rozčleněných podle zemí a období. Tento přehled můžete využít jako podklad pro podání OSS přiznání na portálu Finanční správy. Systém eviduje částky v lokální měně (CZK) i v EUR pro snadnější reporting.